تاریخ انتشار:۰۴ اسفند ۱۳۹۳در ۸:۴۷ ق.ظ کد خبر:100 تعداد بازديد: 2575 بازدید

اختصاصی

موانع ارتباطات سازمانی

  مقدمه : جهان کنونی ، جهانی است آکنده  از تغییرات شتابان و دگرگونیهای بسیاری که در ارکان جامعه صورت گرفته و پیشرفتهای شگرف وسریعی که درعلوم وتکنولوژی انجام شده ، انسان را با وضعیتی روبرو ساخته که کمتر شباهتی با گذشته دارد. یکی از علومی که تحولات ...
image_pdfimage_print
 

مقدمه :

جهان کنونی ، جهانی است آکنده  از تغییرات شتابان و دگرگونیهای بسیاری که در ارکان جامعه صورت گرفته و پیشرفتهای شگرف وسریعی که درعلوم وتکنولوژی انجام شده ، انسان را با وضعیتی روبرو ساخته که کمتر شباهتی با گذشته دارد. یکی از علومی که تحولات بسیاری داشته ؛ علم مدیریت است که پا به عرصه نوینی از حیات خود گذاشته و در پاسخ به چالشهای محیطی به جستجوی روشهای تازه پرداخته است.درسازمانهای معاصر، نظریه پردازان ومدیران کارکشته ،ازسالهاپیش به این حقیقت دست یافته اندکه ارتباط موثر، يكي از عناصر كليدي موفقيت سازمان است وعامل دستیابی آنان به اهداف سازمانی ، بالارفتن تراز بهره وری و رضایتمندی کارکنان وذینفعهای راهبردی است ؛ سازمانی که اعضای آن برخوردی نافذ و مؤثر با یکدیگر ندارند، نه می تواند سازمانی توانمند باشد و نه انیگزه های عالی در آن به چشم        می خورد ؛ نظام ارتباطات زندگی و بقای سازمانی را تأمین می کند. چنان چه به هر دلیلی در این نظام نارسایی به وجود آید و یا به نحوی قطع گردد، پیامد آن زوال یا متلاشی شدن سازمان خواهد بود و در بسیاری از موارد سازمان ها از رسیدن به اهداف خود با مشکل مواجه می گردند.از این رو موضوع پژوهش بررسی موانع ارتباطات سازمانی از دیدگاه مدیران و کارکنان انتخاب گردید.

 

تعریف اصطلاحات و واژه ها:

۱-    ارتباطات (communication) :

 

 

 

ارتباط برای هماهنگی فعالیتهای گروهی، اجرای وظایف رهبری و انجام وظایف مدیریتی لازم است، بنابراین مدیرانی که مدیریت خود را با توجه به مفاهیم ارتباطات سازمانی اعمال نمایند به وضوح از موفقیت بیشتری برخوردار خواهند گردید. در مدیریت ،  اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل موثر بر ارتباطات، گروههای رسمی و غیررسمی، روشهای بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهمیت است.

جهت بیان بهترمفهوم ارتباط به داستانی بازبان ساده می پردازیم :

“طوفان تمام عيار” داستان واقعي قايق ماهيگيري به نام آندرا گايل است، كه در پاييز ۱۹۹۱ طي طوفان بزرگي در آتلانتيك شمالي غرق شد (پترسون، ۲۰۰۰). قطع ارتباط راديويي با بندر گلوسستر ماساچوست، نشانه پايان زندگي كاپيتان و خدمه آن بود. از اين قايق غرق شده، هيچكس  نجات پيدا نكرد. نجات آنان غيرممكن بود، زيرا گروه نجات نمي دانست كجا دنبال قايق گمشده بگردد.

“طوفان تمام عيار” ممكن است استعاره كاملي براي بيان روابط انساني باشد. درست همانگونه كه خدمه آندرا گايل بدون ارتباط راديويي نتوانستند نجات پيدا كنند، سازمانها نيز نمي توانند بدون داشتن روابطي سالم با ديگران، ادامه حیات داشته باشند .

۲-    تعاریف صاحب نظران ازارتباطات :

 

ü      ارتباط نقل و انتقال اطلاعات، دیدگاهها، نگرشها یا احساسات از فرد یا گروهی به فرد یا گروهی دیگر باشد. (فرنچ و ساورد، ۱۳۷۱، ص ۱۲۱)

ü      ارتباطات عبارتست از انتقال اطلاعات از فرستنده به دریافت کننده، به طوری که اطلاعات برای فرستنده و گیرنده قابل درک باشد. (رضائیان، ۱۳۷۰،ص ۲۲۴)

ü      ویلبرشرام Schramm، در کتاب فراگرد و تدثیر ارتباط جمعی می گوید:

در فراگرد ارتباط به طور کلی ما می خواهیم با گیرنده پیام خود در یک مورد و مسأله معین، همانندی (اشتراک فکر) ایجاد کنیم. (محسنیان راد، ۱۳۶۹، ص ۴۳)

ü      دیوید برلو Berlo، ارتباط برقرار کردن را عبارت از «جستجوی پاسخ از سوی گیرنده» می داند (محسنیان راد، ۱۳۶۹، ص ۴۴)

ü      آرانگاران Aranguren در کتاب ارتباط انسانی می نویسد:

ü      ارتباط عبارتست از انتقال اطلاعات در محدوده سه چیز، انتشار Emmission، انتقال Conduetion و دریافت پیام message (محسنیان راد، ۱۳۶۹، ص ۴۶)

ü      ارتباطات عبارت است ازانتقال پیام ازفرستنده به گیرنده ، به نحوی که پیام مربوطه واکنشی رادرگیرنده ایجادنماید(اثری درگیرنده داشته باشد).   (رستم خانی ، ۱۳۸۹-ص ۲ )

۳-    فرایند ارتباط :

 

فرایند ارتباط را می توان درچارت  الگوی ارتباطی ذیل نشان داد ؛ همانگونه که ملاحضه می شود ، اجزای اصلی آن عبارتند از:

۱) – فرستنده پیام
۲) – پیام
۳) – گیرنده پیام
۴) – موانع ارتباطی
۵) – بازخور

۴-     وسایل ارتباطی : ابزار و ادواتی هستند که پیام به وسیله ی آنها به گیرنده می رسد و همچنان که در تقسیم بندی ارتباط گفته شد می تواند بیانی یا ابزاری باشد . آئین نامه ها ،بخش نامه ها ،گزارش ها ،کتاب راهنمای وظایف ،تابلوی اعلانات ،وسایل معمولی ارتباط سازمانی محسوب می شوند .

 

فلوچارت الگوی ارتباطی

 

۵-     فرستنده پیام: فرستنده یا منبع اطلاعات آغازگر جریان ارتباطی است در یک سازمان، فرستنده پیام ممکن است مدیری باشد که می خواهد دستوری را به زیردستانش ابلاغ کند یا مرئوسی که می خواهد گزارشی را به مدیر خود تسلیم کند. بسیاری از مشکلات ارتباطی ، ناشی از انتخاب پیامی است که در ذهن گیرنده، مفهومی جدای از آنچه در ذهن فرستنده بوده است ایجاد می کند ؛ چه بسا مدیرانی که رضایت خود را از مرئوسانشان به نحوی ابراز داشته اند و زیردستان ، آنرا به گونه ای دیگر تعبیر کرده اند و چه بسا مرئوسانی که به علت نارسائی پیامهایشان نتوانسته اند کوشش و تلاش خود را آن طور که واقعاً هست گزارش دهند.

۶-     پیام: پیام عبارتست از شکل عینی شده مفهوم ذهنی فرستنده پیام ؛ زبان بدن (حالت چهره، اشارات بی آوا، تکان دادن سر و دست ،شیوه راه رفتن فرد،ارتباط جشمی و….) نیز می توانند پیامهایی باشند که معنایی را به مخاطب خود انتقال دهند مثلاً مدیری که باچهره عبوس و اخم آلود به کارمند که دیرتر از زمان مقرر وارد شده است صبح بخیر می گوید، با حالات و چهره خود پیامی را مخابره می کند که متضمن ناخشنودی و عدم رضایت اوست .

۷-     گیرنده پیام: گیرنده پیام یا مقصد ارتباط، فردی است که پیام را دریافت نموده و از آن استنباطی حاصل می کند، ممکن است یک پیام در آن واحد برای عده زیادی ارسال شود، مثلاً سخنرانی مدیر سازمان برای همه کارکنان از جمله پیامهایی هستند که بیش از یک گیرنده دارند. گیرنده یا گیرندگان پیام پس از دریافت پیام، استنباطی از آن دارند که باید با مقصود فرستنده یکی باشد. به عنوان مثال، سرپرستی که می خواهد دستوری به زیردست خود بدهد ممکن است کلماتی را به کار گیرد که در ذهن خود وی مفهومی خاص دارد ، اما آن مفهوم برای زیردست روشن نیست. در چنین حالتی ارتباط برقرار نشده وویاسوءتفاهم ایجادمی گردد ،درنتیجه  زیردست قادر به اجرای دستور نخواهد بودویا دستورمذکور به گونه ایکه سرپرست انتظارآنراندارد، اجراء می شود .

۸-     موانع ارتباطی: هر نوع عامل یا عللی که در  راه تنظیم و ارسال وهمچنین  درک پیام اختلال ایجاد می کندراپارازیت ویامانع ارتباطی گویند . موانع ارتباطی را می توان به دو گروه موانع داخلی و موانع خارجی تقسیم کرد .

۹-     بازخور: بازخور، عبارتست از برگشت نتیجه پیام ارسال شده به فرستنده آن .

فلوچات فرایند ارتباطات

منبع: الوائی، سید مهدی، مدیریت عمومی، چاپ دهم، ۱۳۷۶، ص ۱۷۶

۱۰- سازمان :

 

 

 

برای بررسی دقیق‌تر مفهوم ارتباطات سازمانی ابتدا به توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات می‌پردازیم. سازمان به مجموعه‌ای اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار اطلاق می شود. مجموعه ای که هر کدام از اعضای آن دارای هدف های فردی هستند و کل مجموعه به عنوان یک نظام دارای اهداف سازمانی می‌باشد. این مجموعه برای انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمی‌تواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محیطهای اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می‌گذارند و هم از آنها تاثیر می‌پذیرند احاطه شده اند.

برای هریک از افراد در یک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ یکی مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در پروسه شغلی هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که یک المان منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد برای ارتقاء و پیشرفت سازمان است. درحقیقت برای یک فارغ التحصیل دانشگاه هیچ فعالیت تخصصی نیست که نیاز به عضویت در یک سازمان را نداشته باشد.

ارتباطات در سازمان

 

ارتباط سازماني فرايندي است كه مديران را براي گرفتن اطلاعات و تبادل معني با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در ارگان‌هاي مربوط به خارج از آن سيستم توانا مي‌سازد. انواع ارتباط سازماني عبارتند از: ارتباطات عمودي در سازمان، ارتباطات رسمي و ارتباطات غيررسمي. ارتباطات عمودي از بالا به پايين با اهداف هدايت، آموزش، اطلاع و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زيردستان مي‌باشد و ارتباطات عمودي از پايين به بالا جهت ارائه گزارش، پيشنهاد، اداي توضيحات و درخواست‌هاي گوناگون مي‌باشد. در ارتباطات از پايين به بالا هر گاه زير دست دريابد مافوق نسبت به پاره‌اي اطلاعات واكنش منفي از خود نشان مي‌دهد آن گاه در ارسال آن نوع اطلاعات امساك كرده يا آنها را تعديل مي‌كند.

در ارتباط از بالا به پايين هر گاه مديران از دادن اطلاعات واقعي و كافي به زيردستان خودداري كنند آنگاه مرئوسان اعتماد خود را نسبت به آنان از دست داده و نمي‌توانند پاسخ‌هاي صحيح و درستي به پيام‌هاي ارتباطي آنها بدهند و اين امور باعث تنشهايي در سازمان مي‌شود.

ارتباط رسمي در گروه‌هاي كوچك رسمي شامل شبكه‌هاي همه جانبه، چرخي و زنجيره‌اي هستند. در ارتباط همه‌جانبه همه اعضا مي‌توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبكه چرخي رهبر به عنوان كانون و مركز اين ارتباطات فعاليت مي‌كند و در شبكه زنجيره‌اي يك زنجير فرماندهي رسمي وجود دارد. وجود هر يك از اين سه شبكه به هدف گروه بستگي دارد.

افراد به محض ورود به سازمان بنا به علل مختلف مانند علايق و سليقه‌هاي مشترك، همفكريها و همدليها، الفت و نزديكيها و غيره با هم رابطه برقرار مي‌كنند و شبكه ارتباطات غير رسمي را تشكيل مي‌دهند. ارتباطات غير رسمي در سازمان گاهي اوقات آنقدر توسعه مي‌يابد كه ارتباطات رسمي در آن محو مي‌شود. در صورتي كه ارتباطات غيررسمي با اهداف سازمان در تعارض باشد در راه رسيدن به اين اهداف اختلال ايجاد مي‌كند و در جو سازمان تنش پديد مي‌آورد.

هر گاه مدير اين گونه روابط را در راستاي اهداف سازماني ببيند آن گاه بايد از آنها بهره گيرد و هر گاه آنها را مخالف و بازدارنده ببيند آن گاه بايد در توقف اين گونه روابط بكوشد تا بتواند تنش‌زدايي كند.

ضرورت برقراري ارتباط در مديريت
ارتباطات براي مديريت به دلايل زير مهم است:

 

 

۱٫       برقراري رابطه مؤثر و كاهش تنش‌ها در محيط كاري.

۲٫       ارتباط فرايندي است كه وظايف برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت، رهبري و كنترل توسط آن انجام مي‌گردد. پس ايجاد ارتباطات سالم و مؤثر، تنش‌هاي موجود در مسير انجام اين وظايف را از بين مي‌برد يا لااقل كاهش مي‌دهد.

۳٫       ارتباط فعاليتي است كه مديران جهت هماهنگ كردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره مي‌گيرند.

فرایند تاریخی ارتباطات سازمانی

 

بررسی مسأله ارتباطات سازمانی و روابط کاری کارکنان به سال ۱۹۲۷ باز می گردد. در آن سال توسط رتلیسبرگر و دیکسونRoethlisberger & Dicson مطالعاتی در زمینه روابط کاری بین رئیس و مرئوس در کارخانجات وسترن الکتریک انجام شد. بعدها بسیاری از پژوهشگران مدیریت در این زمینه مطالعاتی انجام داده و نظرات ارزشمندی را به جامعه بشریت ارائه داده اند. در این جا می توان به نظرات ردینگ Redding در سال ۱۹۷۲، گلدهابر Goldhaber، یتس Yates، پورتر Porter، لسنیسک Lesnisk، در سال ۱۹۷۸، جابلینGablin 1985 و کلی Kelley در سال ۱۹۸۲ اشاره کرد.

به طور کلی از بررسی کلیه آراء و نظریات صاحبنظران و نظریه پردازان علم مدیریت، چنین استنباط می گردد که ارتباطات از جنبه های گوناگون مورد توجه بوده است به همین دلیل برخی از صاحبنظران همانند کارلسون ، مدیریت را مترادف با ارتباطات دانسته و اظهار می دارد که آنچه مدیر در قالب فعالیت های قابل مشاهده انجام می دهد ، چیزی جز ارتباطات نیست. هنری مینتزبرگH.mintzberg نیز عامل اساسی و کلیدی در ایفای نقشهای سه گانه مدیریتی اطلاعاتی، بین فردی و تصمیماتی را ارتباطات می داند. (دعایی، ۱۳۷۳، ص ۳۷)

پیتر دراکر Peter Druker که وظیفه مدیر را برانگیختن، ارشاد، سازمانهای کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمان   می داند و وسیله و ابزار انجام کارها را فقط از طریق کلمات شفاهی، کتبی، زبان، اعداد، و علائم و ارقام بیان می کند. مارچ و سایمون March & Simon، سیرت و مارچ Cyert & March بر این اعتقاد بودند که ارتباطات دارای نقش اساسی در سازمان است و این در حالی است که گرین بام Green Baum اظهار می دارد که به ندرت می توان یک سازمان را یافت که بررسیها و تحقیقات رسمی و منظمی در مور سیستم عمومی ارتباطات در آن صورت گرفته باشد. بنابراین برحسب گفته رابرت و ریلی Roberts & O.Reilly اگر ارتباطات درست، در پیشبرد فعالیتهای سازمانی تأثیر مثبت دارد ؛ پس توجه به ارتباطات الزامی است و باید ارتباطات در سازمانها شناسایی و اندازه گیری شود تا از این طریق بهبود رفتار سازمانی حاصل گردد. (دعایی، ۱۳۷۳، ص ۳۷)

ماهیت ارتباط:

ü      پژوهشي که در دانشگاه استانفوردانجام شد ، نشان مي دهد : به هنگام صحبت با شخص يا گروهي پيام ما ، نه از طريق آنچه مي گوئيم ؛ بلكه بيشتر از طريق چگونه گفتن ما منتقل مي شود. همين مطالعه حاكي است كه ادراك شنونده از موارد زير تاثيرمي پذيرد :

۷% توسط واژه هاي شما  —  ۳۸% توسط آهنگ صداي شما  — ۵۵ % توسط زبان بدن شما .

                                                                                        (رستم خانی– ارتباطات غیرکلامی۱۳۸۹ )

ارتباط موثر ( Effective communication) :

 

 

 

ارتباطات مؤثر آن است که فرستنده بتواند منظور خود را به گیرنده پیام برساند. به عبارتی ارتباطات زمانی موثر است که محرکی را به عنوان آغازگر و مورد نظر فرستنده با محرک شهود گیرنده که از خود بروز می دهد، در یک راستا قرار دهد، و آن را به گونه ای نزدیک به هم مورد توجه قرار دهد ؛ به عبارت دیگر ارتباط مؤثر زمانی است که پیام مورد نظر فرستنده و تفسیر گیرنده یکی باشد. (شرمرهورن

[۱]، ۲۰۰۱، ص ۲۲۸) . برای آن که ارتباط به طور مؤثر برقرار شود چهار مرحله را پشت سر گذارد :

۱-     توجه: توجه یکی از مراحل اساسی ارتباط است در این باره پژوهش ها نشان می دهند که توجه به صورت انتخابی اتفاق می افتد بدین معنی که از میان عواملی که ما روزانه با آنها برخورد می کنیم تنها به تعداد معدودی توجه داریم به طور کلی نیازها یکی از عوامل مؤثر در جلب توجه می باشد.

۲-     فهمیدن: توجه به پیام کافی نمی باشد بلکه لازم است که پیام درک شود و منظور پیام رسان به خوبی فهمیده شود بسیاری از مدیران فقط به دادن پیام و دستور اکتفا می کنند و بعد از چندی که مطلع می شوند که دستورات اجرا نشده و یا به غلط اجرا گردیده از این امر تعجب کرده و عصبانی می شوند حال آن که لازم بود از اول مطمئن می شدند که پیام به نحوی منتقل شده که برای کارکنان قابل فهم بوده و به خوبی درک شده است.

۳-     پذیرش: حتی اگر پیام به خوبی فهمیده شده باشد، الزاماً تعهدی برای انجام کار مورد نظر ایجاد نمی کند باید گیرنده مایل باشد که این تعهد را بپذیرد. معمولاً نیازها، نگرشها، اعتقادات، احساسات پرسنل است که به آنها دیکته می کند که چه کاری را انجام دهند و یا چه کاری باید انجام شود شناخت این عوامل به مدیران در ایجاد رابطه مؤثربا کارکنان کمک می کند هر چند که کار بسیار مشکلی است.

۴-     عمل: اگر سه مرحله فوق به خوبی تحقق پذیرد و استنباط به طور کامل صورت گرفته باشد. پیام مورد نظر به رفتار یا عمل می انجامد لذا مدیران باید مطمئن گردند که هر مرحله به خوبی تحقق یافته است. (خوارزمی، ۱۳۶۹، ص ۶)

به طور کلی، ارتباطات برای مدیران سازمان و کاری که انجام می دهنددارای نقش حیاتی است.کانتز (۱۹۷۷) به این نتیجه رسید که مدیران درصد بالایی از وقت خود را صرف ارتباطات می کنند و همچنین کلاوس و باس در سال (۱۹۸۲) به این نتیجه رسیدند که ۸۰ درصد وقت مدیران صرف ارتباطاتی می شود که با دیگران برقرار می کنند. (هال، ۱۳۷۶، ص ۲۷۹)

گستردگی ارتباطات و وجود ابزارهای ارتباطی جدید در سازمانها باعث اهمیت بیشتر ارتباطات نسبت به گذشته گردیده است و مدیران در انجام وظایف مدیریتی خود از آن استفاده می کنند. چیزی که در جریان ارتباط از لحاظ مدیریت اهمیت دارد حصول اطمینان از برقراری ارتباط، تفهیم درست اطلاعات و اقدام و عمل مطابق با دستور از سوی زیردستان است. (علاقه بند، ۱۳۷۲، ص ۱۱۱) زیرا ریشه بسیاری از مشکلات فردی، سازمانی و اجتماعی را می توان در کمبود ارتباطات مؤثر، نقش سیستم ارتباطی یا به طور کلی سوء تعبیر و تفسیرهای ارتباطی جستجو کرد. (رضائیان، ۱۳۷۲، ۱۹۷)

شیوه های ارتباطی در سازمانها

 

 

 

تشخیص موضوعات مناسب ارتباطی یکی از مشکلات مدیران است ؛ مدیرانی که معتقدند که هر نوع اطلاعاتی را می توان با کارکنان سازمان مبادله نمود ؛ نه فقط وقت خود را با ارتباطات پیش پا افتاده تلف می کنند ، بلکه ممکن است با دادن اطلاعات نامناسب اختلالاتی در کار اجرایی و عملیاتی سازمان به وجود آورند. (علاقه بند، ۱۳۷۲، ص ۱۰۸)

موارد زیر، موضوعات موثردر ارتباط سازمانی است :

 

۱-     اطلاعات کلی درباره سازمان (هدفها، خط مشی ها و خدمات یا فعالیتهای اساسی آن) .

۲-     اطلاعات مربوط به وضعیت های ویژه ای که در سازمان پیش می آید نظیر تغییرات مدیریت، خط مشی ها، رویه ها و روشها .

۳-     اطاعات درباره نظام اقتصادی و سیاسی جامعه که فعالیتها و خدمات سازمان بدان وابسته است. (علاقه بند، ۱۳۷۲، ص ۱۰۸) .

به طورکلی ارتباط مکاتبه ای، کلامی (شفاهی) و غیرکلامی سه شیوه ارتباطات در سازمانها می باشند که به توضیح هر یک می پردازیم :

ارتباطات مکاتبه ای (نوشتاری- Written communication) :

 

سازمانها، ارتباطات مکابته ای زیادی را ایجاد می کنند شاید متداولترین شکل ارتباط در سازمانها، یادداشتهای اداری، گزارشات و نامه های مختلف باشد .

۱-    ارتباطات کلامی (شفاهی- verbal communication) :

 

ارتباط کلامی گسترده ترین نوع ارتباط سازمانی می باشد این نوع ارتباط می تواند به صورت فردی، سخنرانی، جلسات معاونین و تماس تلفنی باشد.

ارتباطات شفاهی به دلیل آن که علاوه بر کلمات، آهنگ، زیر و بم سرعت و بلندی صدای گوینده را نیز در بر می گیرد از قدرت خاص برخوردار است. (مورهدوگریفین، ۱۳۷۴، ص ۴۶۴-۴۶۳)

در ارتباط کلامی، مقادیر زیادی اطلاعات مبادله می شود بررسیها نشان می دهد که ۷۰ درصد از زیردستان دستورها را به گونه کلامی از فرادستان دریافت می دارند. (کونتز، ۱۳۷۰،ص ۳۴۸)

رمزهای ارتباطات غیر کلامی

 

رمزهای ارتباطات غیر کلامی شامل حرکات چهره، تماس چشمی و حرکات اعضاء بدن می گردد. (فرهنگی، ۱۳۷۵، ص ۳۰۳-۲۹۱)

۱-    حرکات چهره:

 

تمام کسانی که به نحوی به ارتباطات و به ویژه ارتباطات غیر کلامی پرداخته اند به حرکات چهره، بهای ویژه ای دارد و از آن به عنوان یکی از ارکان عمده پیامهای غیرکلامی نام برده اند. مارک ناپ Mark knapp در یکی از نوشته های اولیه خود چنین می هنویسد: چهره در فراگرد ارتباطی میان اشخاص به گونه ای بالقوه از توان ارتباطی بالایی برخوردار است. چهره اولین جایگاه نشان دهنده وضعیت عاطفی افراد است که تأثیر شگرفی بر نگرشهای میان فردی می گذارد. چهره تأمین کننده بازخورهای غیرکلامی دیگران است.

برخی می گوید که پس از سخن و سخنوری مهمترین منابع اطلاعات برای ایجاد ارتباطات مناسب چهره است.

۲-    تماس چشمی (Eyc contact) :

 

مطالعه در مورد تماس چشمی را در ارتباطات «ارتباطات بصری» یا «ارتباطات چشمی» oculesics نامیده اند، مطالعات نشان داده اند که اکثر انسانها کنترل بیشتری بر روی عضلات پایین چهره خود دارند تا عضلانی که در اطراف چشمها به فعالیت اشتغال دارند یکی از پژوهشگران به نام، آرجیل Argyle در مطالعات خود به این تخمین دست زده است که در ارتباطات گروهی Group communicationافراد بین ۳۰ تا ۶۰ درصد از وقت را صرف تماس چشمی با دیگران می کنند.

۳-    حرکات اندامها ( Body movement ) :

 

هارپر، ونیز و ماتارازو Harper, wiens and matarazzo معتقدند که پس از حرکات چهره، دستان بشر دومین منبع و وسیله مهم ارتباط غیرکلامی او با دیگران است به نظر نویسندگان کتاب «مدیریت تفاوتهای فرهنگی managing cultural differencdes علائم غیر کلامی یا حرکات در تمام فرهنگها از اهمیت ویژه ای برخوردارند. آنها بر این باورند که این حرکات در سه دسته قابل طبقه بندی هستند: : ۱- زبان علائم Sing Language                              ۲-زبان کنشها Action Language  ، ۳- زبان اشیاء Object Language

سبکهای ارتباطی مدیریت

 

مدیران و سرپرستان در برقراری ارتباطات سازمانی سبکهای مختلفی را به کار می گیرند. اثر بخشی هر یک از سبکهای ارتباطی بستگی به متغیرهای محیطی یا شرایطی دارد که ارتباط در آن برقرار می شود و همچنین ویژگیهای شخصیتی فرستنده و گیرنده پیام دارد.

سبکهای ارتباطی مدیران که تا بحال شناسایی شده اند عبارتند از: سبک کنترلی، پویا، مساوات طلبانه، رها، و پس روی که به توضیح هر یک می پردازیم : (سینگر[۲]، ۱۹۹۰، ص ۴۹۶)

۱-     سبک کنترلی ( Controlling ) :

 

این سبک عموماً در ارتباطات یک سویه استفاده می شود در این حالت مگر به خواست منبع پیام بازخوری وجودداشته باشد ؛ این سبک زمانی کاملاً اثربخش است که منبع یا فرستنده پیام ، کنترل همه جانبه ای را اعمال می کند و به عنوان متخصص شناخته شده است.

۲-    سبک پویا (Dynamic style ) :

 

ویژگی این سبک تشویق و ترغیب بوده و با پند و نصیحت، تلاش در بهبود امور دارد ؛ این سبک به صورت ارتباط یک سویه بوده و هدف از آن بهبود و بالا بردن اخلاق است. ارتباطات پویا که منظور از آن فعال کردن نیروهای درونی است و زمانی موثر است که اعضای گروه مهارتها و توان انجام کار را دارند .

۳-    سبک مساوات طلبانه (Equalitarin style) :

 

این سبک زمانی بکارمی رود که هدف تعمیم ارتباطات دوجانبه و بهبود ارتباطات بین فردی وهمچنین افزایش بهره وری

باشد. دراین راستا ،ارتباطات براساس حقوق مساوی برای کلیه اعضا درنظرگرفته می شودو زمانی اثربخش است که ، اخذ تصمیمات مهم و پیچیده مدنظر باشد .

۴-    سبک رها (Relinquishing style) :

 

در این سبک فرستنده پیام تمایل دارد که سایرین نقش اساسی را در فراگرد ارتباطی به عهده بگیرند. هدف از این سبک ایجاد گروههای مستقل و یا همبستگی زیاد است. ارتباطات رها زمانی کاملاً اثربخش است که فرستنده پیام ، کاملاً با تجربه بوده و با افرادی آگاه و مسئولیت پذیر کار می کند.

۵-    سبک پس روی( With Drawal style) :

 

ویژگی اصلی این سبک فقدان ارتباطات است هدف فرستنده پیام در این سبک قطع ارتباطات می باشد ؛ استفاده ممتد و مستمر از این روش، عواقب جدی و خطرناک برای سازمانها خواهد داشت.در تجزیه و تحلیل سبکهای مذکور به نظر می رسد که استفاده از سبک مساوات طلبانه بیشترین منافع را برای سازمان به همراه داشته باشدو استفاده مناسب از سبکهای مذکور براساس درجه رسمیت فعالیتها، پیچیدگی سازمان و درجه تمرکز حاکم بر مدیران و سرپرستان کمک می کند که پیامهای خود را با موفقیت ارسال دارند و انتظار بازخور نیز داشته باشند. متأسفانه استفاده از سبکهای پس روی و کنترلی ارتباطات در سازمانها بیشتر شایع بوده و استفاده از این سبکها در محیط سازمان منجر به عقب نشینی کارمندان از ارتباطات سازمانی می شود که نهایتاً آنها خود را در سازمان بیگانه حس خواهند کرد. (سینگر، ۱۹۹۰، ص ۴۹۷)

موانع ارتباطی (Communication Barriers

 

مانع ارتباطی عبارتست از هر نوع عامل یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام اختلال ایجاد کند موانع ارتباطی را می توان به دو گروه موانع خارجی و موانع داخلی تقسیم کرد.

الف) موانع خارجی External factors : به عوامل فیزیکی اطلاق می شود که در محیط خارج بر فرایند ارتباطی تأثیر گذارده و آن را مختل می سازند عوامل خارجی مانند سرو صدا، گرما، نور و غیره

ب) موانع داخلی عبارتند از عوامل درونی Internal Factors : که بر اجزای مختلف فرایند ارتباطی، به طور داخلی اثر نموده و جریان ارتباط را قطع کنند. احساسات و عواطف افراد، ادراکات و استنباطات، آنان، طرز تلقی و نگرشهایشان، همه می توانند عوامل درونی بوده و جریان ارتباطی را مختل سازند. (الوانی، ۱۳۷۶، ص ۱۷۴)

 

به طور کلی هر عاملی که در جریان ارتباط مداخله کرده و آن را مبهم و غیرقابل درک سازد مزاحم تلقی می شود عوامل اخلال گر در هر مرحله از ارتباط ممکن است دخالت کنند. عدم توجه به کدگذاری و کدبرداری، بلند صحبت کردن، خیلی آهسته صحبت کردن، سر و صدا های مزاحم ضمن انتقال پیام مانند پارازیت رادیویی که حواس شنونده را پرت می کند، دستورات مبهم مدیر در ارتباط با زیردست و غیره (علاقه بند، ۱۳۷۲، ص ۱۴۹)

لوئیز بونه موانع ارتباطی را ناشی از زمان بندی نادرست- اطلاعات ناکافی- کانال نامناسب- گزینش ادراکی- ارزشیابی ناپخته- هیجانات و باورها بر می شمارد. (بونه[۳]، ۱۹۹۲، ص ۳۰۸)

موانع انسانی- سازمانی- فنی

 

نقص سیستم های ارتباطی یا فقدان آن در محلهای کار ناشی از موانع عدیده ای است که در راه ایجاد آن وجود دارد موانع ارتباطی را به طریق مختلف طبقه بندی نموده اند. بعضی از متخصصین به عوامل سازمانی و فنی تأکید بیشتری دارند و بعضی دیگر عامل انسانی را مانع اصلی می دانند موانع عمده برقراری ارتباط را می توان به سه دسته، تحت عنوان موانع انسانی، سازمانی و فنی به شرح ذیل طبقه بندی کرد :

۱-    موانع انسانی ارتباطات (Human communication barriers) :

 

موانع انسانی: مهمترین سد راه برقراری ارتباط بین انسانها، تفاوت های ذاتی و اکتسابی آنهاست.

هر قدر این گونه تفاوتها بیشتر و عمیق تر باشد، ایجاد ارتباط مشکل تر و امکان سوء تفاهمات و سوء استنباطات بیشتر خواهد بود موارد زیر از جمله تفاوتهای عمده انسانها می باشند.

الف- تفاوت در فرهنگ و ارشز های فردی که آن را شکاف فرهنگی نیز نامیده اند.

ب- تفاوت در تصورات ذهنی و ادراکی

پ- تفاوت در ویژگی های احساسی و عاطفی

ت- تفاوت در قدرت تعبیر و تفسیر پدیده ها و مفاهیم

ث- تفاوت در میزان علم، دانش و اطلاعات

ج- تفاوت در شیوه برخورد با دیگران

چ- تفاوت در نحوه قضاوت و داوری

ح- تفاوتهای جسمی و روائی

خ- تفاوت سنی

د- و بالاخره تفاوت در بینش ایمانی و اعتقادب

۲-     موانع سازمانی:

 

 این دسته از موانع را می توان به دو گروه زیر تقسیم نمود:

الف- مشکلات سازمانی از نظر روانشناسی: سازمان مثل انسان دارای شخصیت است یک سازمان آزاد، پویا و دارای انعطاف، و سازمانی دیگر متکی ساکن و بدون انعطاف است.

ب- مشکلات سازمانی از نظر ساخت: اشکالات ناشی از ویژگیهای ساختی نیز مختلفند. موارد زیر از اهم این مشکلات به حساب می آیند:

۱-     اشکالات ناشی از وسعت سازمان و بعد مسافت ها

۲-     اشکالات ناشی از وسیع بودن حیطه نظارت

۳-     اشکالات تخصصی

۴-     اشکالات ناشی از روشن نبودن وظایف و مسئولیتها

۳-    موانع فنی ارتباطات (Technical communication barriers) :

 

موانع فنی عبارتست از عدم رعایت فنون طراحی پیام و ارسال آن که موجب اختلال در درک و فهم پیامها، بین مدیران و زیردستان شده و شامل عواملی همچون زبان و معنی، اشارات غیرکلامی، فزونی اطلاعات، فقدان باز خور لازم، عدم استفاده از وسیله مناسب مبادله پیام و تجهیزات الکترونیکی می گردد.

 – از اهم مشکلات فنی موارد زیر را می توان نام برد:

 

الف- نبودن یک طرح صحیح و منطقی شبکه ارتباطات که برقراری ارتباط دو جانبه در آن پیش بینی شده باشد.

ب- عدم کفایت وسائل و تسهیلات ارتباطی.

پ- عدم توجه کافی به تنظیم پیام ها و انتخاب وسیله انتقال مناسب

ت- عدم انتخاب کد یا علائم مناسب برای ارسال پیام

ث- کوتاهی در امر نگهداری وسائل و خطوط ارتباطی

موانع درونی فردی- میان فردی- ساختاری- فنی

عوامل مختلف ممکنم است موجب ضعف ارتباطات شوند لذا موانعی که مشترک اکثر سازمانها است را می توان تحت چهار عنوان زیر طبقه بندی کرد.

۴-    موانع سازمانی ارتباطات (Organizational communication barriers) :

 

موانع سازمانی عبارت است از اشکالات ناشی از ویژگیها و مشکلات ساختاری سازمان که موجب اختلال در درک و فهم پیام ها، بین مدیران و زیردستان شده و شامل عواملی همچون مقام و موقعیت، ساختار نامناسب سازمانی، انتقال پیام از سطوح متوالی، اندازه گروه و غیره می گردد. (پرداختچی، ۱۳۷۳، ص ۲۰-۱۲)

 

به طور کلی موانع ارتباطات اثر بخش را می توان به صورت زیر نمایش داد

 

 

موانع فنی

موانع ساختاری

موانع درون فردی

موانع میان فردی

– زبان و معنی

– اشارات غیر کلامی

– اثربخشی وسایل ارتباطی

– فزونی اطلاعات

– مقام و موقعیت

– انتقال از سطوح متوالی

– اندازه گروه

– محدودیتهای فضایی

– گزینش ادراکی

– تفاوتهای فردی در مهارتی ارتباطی

– جو سازمانی

– اعتماد

– اعتبار

– تشابه فرستنده و گیرنده

منبع: پرداختچی، محمد حسین، «نقش ارتباطات در سازمان و مدیریت»، مجله انجمن مدیریت ایران، شماره ۱۵، زمستان ۷۳، ص ۲۰-۱۲٫

——————————————————————————————-
 
 

راههای بهبود ارتباطات

۱-    گشودگی ( Openness) :

 

 

 

مفهوم کیفی گشودکی حداقل در سه جنبه اساسی ارتباطات میان فردی، اثر خود را بروز می دهد و بر این فعالیت اجتناب ناپذیر بشری تدثیر خود را می گذارد. اول اینکه، گیرنده موثر یا فرستنده پیام در ارتباطات میان فردی باید شایق باشد. خود را در مقابل طرفهای ارتباطی خود بگشاید و با یک گشودگی نسبی با آن مواجه شود. دومین جنبه از گشودگی بیانگر اشتیاق فرستنده پیام یا مبدأ ارتباطی به وانمود کردن و بروز دادن صادقانه محرکات وارد بر خود است و اینکه بر او چه تأثیری نهاده اند. سومین جنبه از گشودگی که برای اولین بار توسط «ارتوربوچیز»[۴] و «لیکفوردکلی»[۵] مطرح شده است. یعنی اینکه شخص احساسات و تفکرات خود را که کاملاً در اختیار اوست و خود به آنها کاملاً واقف است و مسئولیت آن را به عهده دارد به اطلاع دیگری یعنی دریافت کننده پیام برسانند.

۲-    همدلی ( Empathy ) :

 

شاید یکی از دشوارترین جنبه های کیفی ارتباطات توانایی به کارگیری همدلی در یک رابطه متقابل است. به این معنی که آغازگر فراگرد ارتباطی توانایی درست ارائه همدلی به دیگری را داشته باشد.

۳-    حمایتگری (Supporveress) :

 

رابطه میان فردی موثر و قابل اتکا رابطه ای است که در یک فضای حمایتگرانه شکل گرفته باشد ارتباطات میان فردی باز و همه گانه نمی توانند در یک فضای توام با هراس و تهدید دوام یابد و دیر یا زود به دشواری کشیده شده، منجر به گسستگی رابطه می شود.

۴-    مثبت گرایی (Positiveness ) :

 

یک ارتباط یمان فردی مؤثر، زمانی رخ می دهد که علاوه بر موارد یاد شده در فوق از مثبت گرایی نسبی بهره مند باشد. مثبت گرایی در یک ارتباط میان فردی حداقل به سه جنبه یا عوامل مختلف تکیه دارد. اول، ارتباط میان فردی زمانی به درستی شکل می گیرد و پرورش پیدا می کند که احترام مثبت و معینی برای خویشتن در نظر داشته باشیم. دوم، ارتباطات زمانی که به درستی شکل می گیرند که احساس هخوشایند خود را به طرف مقابل انتقال دهیم. سو، احساس مثبت و خوشایند در مورد وضعیت عمومی حاکم بر ارتباطات برای تعامل یا میان کنش اثربخش بین دو یا چند نفر بسیار حیاتی و مهم می باشد.

۵-    تساوی( Equality) :

 

تساوی خاصیتی ویژه است در هر وضعیتی احتمالاً یک عدم تساوی خواهد بود یک فرد ممکن است باهوش تر، قوی تر، ثروتمند تر، زیباتر و حتی سالم تر باشد هرگز دو نفر از تمام جنبه ها با یکدیگر مساوی نخواهند بود.

با وجود عدم تساوی، ارتباطات میان فردی عموماً زمانی موثر خواهد بود که فضای حاکم، فضایی مبتنی بر تساوی باشد یعنی هم شرایط مکانی و هم ویژگی های فردی ارتباط گران مساوی باشد. (فرهنگی، ۱۳۷۳، ص ۱۲۰-۱۱۴)

در تقسیم بندی دیگری، راههای بهبود ارتباطات عبارتند از: (شرموهورن]، ۲۰۰۱، ص ۲۲۱)

۱-  در درجه ی اول ، باید هدف ومنظور از پیام را به طور روشن بیان کرد .

۲-  قبل از برقراری ارتباط از قابلیت پذیرش پیام و آمادگی مخاطب مطمئن شوبد .

۳-  پس از آن،مجرا یا رسانه ای که برای انتقال پیام مناسب است . با توجه به شرایط مکانی و زمانی انتخاب کنید . به عبارت دیگر ،یک نوع ارتباط برای هر نوع هدف و منظوری کفایت نمی کند .

۴-  پس از برقراری ارتباط به وسیله ی باز خورد از تاثیر دریافت و درک پیام در نزد مخاطب مطمئن شوید . با بررسی تاثیر ارتباط از وجود موانع یا مشکلات احتمالی در جریان ارتباط آگاه خواهید شد (علاقه بند ،۱۱۲) برقراری ارتباط متقابل و دوطرفه طرق دیگری برای جلوگیری از ابهام ارتباطی است . وقتی سخنی می گوئید و جوابی می شنوید ،هنگامی که نامه ای می دهید و نامه ای دریافت می کنید،اگر ابهامی در این ارتباط وجود داشته باشد به سادگی رفع می شود .

۵-  با گوش دادن به درددل ها ،گله ها ، شکایات ،نظرات و پیشنهادهای اعضای مجموعه ی خود به آنها نزدیک شوید و از فشارهای روحی آنها بکاهید .(الوانی ،۱۳۴و۱۷)

۶-  مهم ترین عامل ارتباط ،همان انسان و پیچیده ترین موانع ارتباطی ،عوامل انسانی است . نباید انسان را گیرنده و منعکس کننده ی صرف دانست . در موسسات آموزشی ،در ارتباط با مدیران ،معلمان دانش آموزان –واولیا – باید همواره آنها را افرادی موثر و متاثری دانست که شنیده ها ودیده های خود را تجزیه و تحلیل کرده و سپس پاسخ می دهند .

۷-  کلمات و واژه ها برای همه معانی واحدی ندارند ،آنها رمزهایی هستند که مفاهیم را در نظر افراد تداعی می کنند . به همین جهت ،طرفین باید ابتدا در معانی رمزها توافق داشته باشند .

۸-  در انتخاب نوع ارتباط و استفاده از وسیله ی ارتباطی باید به عوامل مختلفی که با اجزای ارتباط مرتبط است ،توجه کرد . به عبارت دیگر ،تنها یک دلیل برای استفاده از ارتباط مفید ،کافی نیست . برای مثال از نامه ی اداری نه فقط به بخاطر قابل استفاده بودن ،در دسترس بودن ،ارزان بودن ،بلکه علاوه برآن رعایت احترام طرف مقابل،حصول اطمینان وی و … استفاده کنید .

۹-  همه ی افراد ،علاقه مند دریافت پیام هایی هستند که به طور مستقیم به کار و حرفه ی آنان مربوط می شود . بنابراین :باید از ارائه ی پیام ها و اطلاعات نامربوط ،جزئی و تکراری پرهیز کرد .

۱۰- بهبود اثربخشی و کارائی سیستم ارتباطی در رفع نارسائی های آن با استفاده از سیستم بازخور مؤثر و مناسب.

۱۱- توجه به عواملی نظیر عوامل روحی، روانی و فرهنگی و اهتمام به درک معانی در هنگام مطالعه ارتباطات بین افراد.

۱۲- توجه به مانع عمده ارتباطی نظیر تفاوت های فرهنگی، زبانی و انگیزشی و همچنین ناهماهنگی های شناختی و عوامل ایجاد اخلال در ارتباطات.

۱۳-  استفاده از شیوه ارتباطات دو جانبه برای بهبود خرده سیستم بازخور.

۱۴- شناسائی مراحل اصلی فراگرد پیچیده ارتباطات سازمان و علائم و نمادهای مورد استفاده در آن برای بهبود ادراک و تحلیل آن.

۱۵- برقراری ارتباطات اثر بخش در یک سازمان مسئولیت همه افرادی است (مدیران و غیر مدیران) که در راستای یک هدف مشترک تلاش می کنند، اینکه آیا ارتباطات سازمانی اثربخش است یا نه، باید در پرتو فواید مورد انتظار ارزیابی گردد.

۱۶- اغلب افراد علاقمند هستند که دیگران در مقابل گفته ها و یا اعمال آنها عکس العمل واضحی از خود نشان دهند. هیچ چیز بدتر و دردآورتر از بی تفاوتی نیست حتی عدم تفاهم و عدم توافق در بسیاری از موارد از بی تفاوتی پذیرفتنی تر است. لذا مدیران و کارکنان می بایست در این زمینه دقت لازم را داشته باشند.

۱۷- خلاصه گویی ویژگی خوبی برای مدیران می باشد، در صورتی که اکثر مدیران بیش از حد صحبت کرده و کمتر گوش می دهند. در حالی که طبق یک ضرب المثل، مدیران دو گوش دارند و یک دهان زیرا دو برابر آنچه سخن می گویند باید به سخنان دیگران گوش فرا دهند.

۱۸- یکی از بهترین راه حلها جهت افزایش ارتباطات مؤثر بین مدیران و کارکنان، حضور منظم مدیران در واحدهای سازمانی و بررسی مسائل و مشکلات کارکنان وارتباط چهره به چهره باکارکنان ، می باشد.

۱۹- صداقت در گفتار و نوشتار ومهمترازآن درعملکرد ، بهترین وسیله برای استحکام در روابط اداری است؛ لذا مدیران یا کارکنان نباید برای رسیدن به نتایج کوتاه مدت صداقت را فدا نمایند ؛ زیرا اعتقاد به صداقت در افراد به سختی به دست می آید ونبایستی به راحتی از بین رود.

۲۰- به دنبال اشتباه زیردستان گشتن، یکی از خطرناک ترین عواملی است که باعث ایجاد موانع ارتباطی بین مدیران و کارکنان می گردد ؛ زیرا در نهایت منجر به عدم ارتباطات مؤثر و کاهش اثربخشی سازمانی خواهد بود ؛ لذا مدیران باید در کشف اشتباه ، دست یابی بع علل موجده آنها باهدف ارائه راه حلهای ممکن، دقت لازم را به عمل آورده تا کارکنان در این زمینه احساس خطری برای خود نکنند.

۲۱- امروزه ترس از ارتباط و صحبت کردن در گروه ، به عنوان یکی از مشکلات اکثر افراد در سازمانهاست. لذا مدیران باید زمینه هایی را ایجاد کنند که چنین افرادی بتوانندتوانائیهای خود را در زمینه ارتباط با دیگران افزیاش دهند. ایجاد ارتبطات شفاف و دو جانبه به نحوی که سؤالها و ابهامها به طور صادقانه و دور از توهمات بین مخاطبین طرح شوتد.

۲۲- اولین مشکلی که در یک فراگرد ارتباطی ممکن است حاصل گردد، عدم درک صحیح محتوای پیام می باشد. اینگونه اشتباهات و مشکلات ارتباطی را می توان از طریق بازخور اصلاح و محتوای مورد نظر را به گیرنده پیام انتقال داد.

۲۳- توجه رده های مختلف سازمانی به امرارتباطات ، بخصوص ارتباطات غیرکلامی که بیش از۹۳درصدانتقال پیامهارابه خوداختصاص داده است ،رکن بسیارمهمی است که متاسفانه تعدادقابل توجهی ازمدیران ، به آن بی توجه ویاکم توجه می باشند ، نگاه مهربان ومحبت آمیز، دست برشانه کارگرخسته گذاردن وخسته نباشیدساده ای به وی گفتن ودربین سخنرانی وجلسات داخل سازمانی نگاه محبت آمیزداشتن ودیگرعلائم غیرکلامی که گویای توجه وهمدلی مدیران باکارکنان زیرمجموعه می باشد ، آندسته ازعملکردیست که کمترین هزینه ودرمقابل بیشترین وقویترین بازخورهاوفیدبکها رادرپی دارد .(*)

۲۴- دریافت باز خور ارتباطی را می توان از راه پرسیدن، درخواست پاسخ به یک نامه و تشویق گیرندگان پیام به واکنش نشان دادن نسبت به آن امکان پذیر ساخت.

۲۵- اگر امکان وقوع اشتباه و سوء تدبیر در پیام وجود داشته باشد، احتمال اینکه از آن سوء استفاده گردد، زیاد خواهد بود. لذا می بایست در طراحی پیام دقت لازم را به عمل آورد و دامنه ایجاد سوء تدبیر و اشتباه در پیام را کاهش داد.

۲۶- برای اینکه ارتباط بین مدیران و کارکنان به بهترین نحو ممکن ایجاد گردد باید پیام به دقت طراحی، به اختصار و ایجاز مطرح و به وضوح و روشنی بیان گردد.

۲۷- یکی از بهترین راه حلها جهت افزایش مهارتهای ارتباطی این است که مدیران بازخور به موقع و درست از عملکرد زیردستان به آنان بدهند.

۲۸- درک احساسات و عواطف طرف مقابل همراه با همدلی باعث ایجاد ارتباط مؤثرتری بین مدیران و کارکنان می گردد.

۲۹- در برقراری ارتباطات، نیاز کارکنان به اطلاعات باید مورد توجه واقع شود. لازم است هر زمان که ممکن و مناسب باشد نسبت به پیام رسانی مواردی که برای آنها چه در کوتاه مدت و چه در بلندمدت سودمند است اقدام شود.

۳۰- مدیران باید استراتژیهای مشخص و بلندمدت در زمینه اطلاعات و ارتباطات برای سازمان طراحی نمایند.

۳۱- اهداف و خط مشی های روشن، حدود کار را تعیین می کند و ذهن و فعالیت افراد را برای انجام دادن آن متمرکز و منسجم می سازد ؛ به هر میزان که اهداف و خط مشی ها مبهم تر باشد ، به همان میزان ذهن و فعالیت افراد متفرق و غیر منسجم می گردد.

۳۲- اکثر تماسها بین مدیران و کارکنان یک سازمان به شکل ارتباط کلامی (شفاهی) است. کارکنان تکالیف، دستورها، ارزشیابی از کار خود، آموزش و مشاوره را از طریق ارتباط کلامی دریافت می کنند، مدیران سطوح مختلف یک سازمان باید نیروی بالقوه و محدودیت های تکنیکهای ارتباطات کلامی مختلف را درک کنند و مهارت خود را در زمینه کاربرد آن افزایش دهند. ارتباطات کلامی غیر مؤثر، بیش از هر عامل دیگری ازیک سو سبب ایجاد مشکلات سازمانی، پائین آمدن روحیه کاری و موانع ارتباطی می گردد.وازسوی دیگررعایت نکات مثبت آن موجب ایجادانگیزه وروحیه مثبت درکارکنان می گردد.

نتيجه گيري

 

برخی متفکران ارتباطات سازمانی که در سال های اخیر به عنوان مشاور مدیریت به یافتن نارسایی های سازمانی پرداخته اند، بر این اعتقادند که بسیاری از مسائل و مشکلات حاکم بر سازمان، ناشی از بافت نادرست ارتباطی و عدم توجه به ظرایف ارتباطات سازمانی بوده است و اگر مدیران بر این امور واقف بودند، چه بسا با اثربخشی بهتر و بیشتر، کارهای مربوط به خود را انجام می دادند. ارتباطات و نقش آن در تعارض به صورتی بالقوه، هم توانایی ایجاد محرک و پویایی در سازمان و کمک به توسعه کمی و کیفی فعالیت ها و موفقیت سازمان در دستیابی به مقاصدش را دارد و هم قادر به ایجاد سد و مشکل در راه رسیدن به هدف های  سازمان و ایجاد اختلال و نابسامانی در فعالیت های آن است.

با توجه به مطالب گفته شده در مورد عوامل پديدآورنده تنش در سازمان، فرآيند ارتباط و اجزاء آن، راه‌هاي ايجاد ارتباط و انواع آن، انواع ارتباطات در سازمان، روش‌هاي بهبود و ارتباطات و شناسايي و رفع موانع ارتباطي بهترين راه براي مديران جهت ايجاد محيطی پويا ، بدون تنش ، افزايش آگاهي ، کارایی واثربخشی پرسنل ومدیران درسازمان مي‌باشد.

                                                                نويسنده : حمیدرضارستم خانی – كارشناس ارشد مديريت اجرائي

مطالب مرتبط


ارسال نظر

Go to TOP